You are currently viewing Debiteurenbeheer: particuliere klanten

Debiteurenbeheer: particuliere klanten

Debiteuren zijn je klanten. Enerzijds is het belangrijk een goede relatie met hen te onderhouden, anderzijds wil je er wel voor zorgen dat ze de openstaande facturen betalen. Daarom is het erg belangrijk om als ondernemer een strak debiteurenbeheer te hanteren. In dit blog gaan we in op het beheren van particuliere klanten.

Debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer is alles wat je doet zodat je klanten jou zo snel mogelijk betalen. Voor de cashflow van je bedrijf is het gunstig als de post debiteuren op je balans zo laag mogelijk is in vergelijking met je omzet. Je hebt dan meer geld beschikbaar om je kosten te betalen. Goed debiteurenbeheer helpt je bij het (op tijd) krijgen van je geld en beïnvloedt dus direct je cashflow. Debiteurenbeheer begint al vóór je een overeenkomst aangaat met je klant en eindigt wanneer de factuur betaald is. In dit blog richten we ons op wat je kan dan als je particuliere klant niet op tijd betaalt.

Betalingstermijn afspreken en vastleggen

Allereerst de betalingstermijn. Een strak debiteurenbeheer begint met het vooraf vastleggen van de afspraken over de betalingstermijn. Een betalingstermijn van 30 dagen is gangbaar. De betalingstermijn vermeld je in je algemene voorwaarden, in het contract en na levering op je factuur. Dit zorgt voor een sterke bewijspositie.

Je klant betaalt niet op tijd

Wat kun je doen als de particuliere debiteur niet binnen de afgesproken betaaltermijn betaalt?

Wettelijke rente

Als de particuliere klant niet binnen de betalingstermijn heeft betaald, dan is hij op grond van art. 6:119 BW wettelijke rente verschuldigd. De klant schiet namelijk tekort in de nakoming van zijn betalingsverplichting. Direct na het verlopen van de afgesproken betalingstermijn kan je op basis van de wet dus wettelijke rente bovenop het al openstaande bedrag vorderen van de wanbetaler. Omdat het een overeenkomst met een particulier betreft, is er sprake van een niet-handelstransactie. De wettelijke rente voor niet-handelstransacties bedraagt 2% over de openstaande factuur en is eenvoudig te bereken via wettelijke-rente.com

Incassokosten

Naast de wettelijke rente zijn er de incassokosten. Op grond van art. 6:96 lid 6 BW mag je pas incassokosten van een natuurlijk persoon vorderen nadat verzuim is ingetreden en je nog een termijn van 14 dagen hebt gegeven om tot betaling over te gaan. Vanaf het moment dat de klant niet binnen de afgesproken betalingstermijn betaalt, is er sprake van verzuim. Dit volgt uit art. 6:83 sub a BW. Echter, zoals gezegd moet je de klant vervolgens nog 14 dagen de kans geven om alsnog te betalen. Dit doe je met een zogeheten ‘veertiendagenbrief’. Dat is een schriftelijke aanmaning waarin je de klant een laatste kans (14 dagen) geeft om te betalen. In deze aanmaning geef je aan dat bij niet betaling de vordering zal worden overgedragen aan een incassobureau en dat de kosten daarvan voor de klant zijn.

Op basis van de wet mag je vanaf dat moment namelijk incassokosten vorderen. In het Besluit buitengerechtelijke incassokosten is een staffel vastgelegd aan de hand waarvan de hoogte van de in rekening te brengen kosten kan worden berekent. De incassokosten zijn eenvoudig te berekenen via buitengerechtelijke-kosten.nl

Neem contact op met de klant

Als de klant na de veertiendagenbrief nog niet betaalt, neem dan telefonisch contact met hem op. Vraag waarom de factuur niet betaalt is en probeer afspraken te maken. Leg dit gesprek ook vast.  

Betalingsregeling

Een optie is om je klant een betalingsregeling voor te stellen. Doe dat niet meteen, maar bekijk eerst of betalingsuitstel uitkomst biedt. Kan je klant onmogelijk in korte tijd de factuur betalen, spreek dan een betalingsregeling af. Zet deze betalingsregeling op papier. De regeling vervalt als de klant de regeling niet nakomt. In dat geval is het gehele openstaande bedrag weer opeisbaar.

Deurwaarder inschakelen

Komt de klant de gemaakte afspraken niet na, draag de vordering dan over aan een gerechtsdeurwaarder. Een gerechtsdeurwaarder int voor jou de schuld bij je klant of hij spreekt een betalingsregeling met je klant af. Reageert je klant niet, dan kun je een gerechtelijke procedure starten. De deurwaarder zal je klant dan dagvaarden.

Conclusie

Zorg ervoor dat je de betalingstermijn vastlegt in je algemene voorwaarden, in het contract en na levering op je factuur. Direct na het verlopen van de betalingstermijn mag je wettelijke rente over het openstaande bedrag vorderen. Stuur na het verlopen van de betalingstermijn een veertiendagenbrief. Blijft betaling na het versturen van de veertiendagenbrief uit? Dan mag je incassokosten vorderen. Neem telefonisch contact op met de klant en probeer afspraken te maken. Als de klant de gemaakte afspraken niet nakomt, draag je de vordering over aan een gerechtsdeurwaarder.

Leave a Reply