You are currently viewing Incassoprocedure

Incassoprocedure

Wanneer je een onderneming bent begonnen, kan het natuurlijk altijd voorkomen dat er klanten zijn die niet of niet tijdig betalen. Maar wat mag je als ondernemer dan doen om het geld zo snel mogelijk op te vorderen? Hieronder zal de incassoprocedure kort worden toegelicht.

Een incassoprocedure kan worden gestart wanneer er sprake is van een debiteur (dus een klant) die zijn openstaande schuld maar niet betaalt. De incassoprocedure bestaat uit het incassotraject en het gerechtelijke traject. Het incassotraject omvat de brieven die vooraf aan het gerechtelijke traject aan de debiteur worden gestuurd. Deze brieven moeten allemaal zijn verstuurd door de crediteur en zijn ontvangen door de debiteur, voordat er een gerechtelijke procedure mag worden gestart.

Minnelijke incassotraject

Tijdens het incassotraject probeer je door middel van brieven de debiteur over te halen om de openstaande vordering te betalen. Dit wordt het minnelijke incassotraject genoemd. Het is gebruikelijk om de debiteur (de niet-betalende klant) eerst een herinnering te sturen en daarna nog twee aanmaningen voordat je de incassoprocedure in handen legt van een deurwaarder of incassobureau om de schuld op te eisen.

In de aanmaning is het van belang dat het volgende wordt opgenomen:

  • Termijn van minimaal 14 dagen na ontvangst van de brief om te betalen;
  • Een aankondiging van de gevolgen voor de schuldenaar indien de openstaande vordering niet op tijd wordt betaald;
  • De hoogte van de incassokosten die bij niet-betaling verschuldigd zijn;
  • De hoogte van de wettelijke rente;
  • En indien van toepassing de hoogte van de BTW die over de incassokosten zal worden berekend.

Om incassokosten bij de debiteur in rekening te mogen brengen, is het een harde eis om een aanmaning te versturen die voldoet aan de hierboven genoemde vereisten. Daarnaast is er nog het vereiste dat de brief daadwerkelijk moet zijn verstuurd en ontvangen. In een procedure zou het zo kunnen zijn dat je als schuldeiser moet aantonen dat dit is gebeurd. De Hoge Raad heeft een aanbeveling gemaakt over de 14-dagenbrief. Indien je de volgende zin opneemt in de brief, dan kan je ervan uitgaan dat aan het vereiste voor de minimale termijn is voldaan: “Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief door u is ontvangen.” of “Betaling dient te geschieden binnen 15 dagen na ontvangst van deze brief.”    

Wanneer dient er BTW te worden betaald over incassokosten? Je mag als schuldeiser alleen BTW in rekening brengen indien aan de volgende twee voorwaarden wordt voldaan:

  • De schuldeiser heeft de vordering uit handen gegeven (dus aan een deurwaarder of incassobureau), en;
  • De schuldeiser is niet BTW-plichtig en kan dus de verschuldigde BTW aan het incassobureau of deurwaarder niet verrekenen.

Hoogte incassokosten

Als de debiteur na afloop van de aangegeven betalingstermijn nog steeds niet heeft betaald, dan mag je als schuldeiser incassokosten in rekening brengen. De hoogte van de incassokosten volgt uit artikel 2 van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. De incassokosten bestaan uit een bepaald percentage van de openstaande vordering. Hieronder zullen de percentages worden opgesomd.

Bedrag van de openstaande rekeningMaximale incassokosten
Over de eerste €2.500,-15% met een minimum van €40,-
Over de volgende €2.500,-10%
Over de volgende €5.000,-5%
Over de volgende €190.000,-1%
Boven €200.000,-0,5% met een maximum van €6.775,-

Naast deze percentages bestaat er nog een minimumbedrag voor incassokosten. Dit bedrag bedraagt €40,00. De schuldeiser mag dit bedrag altijd eisen, dus ook als het niet overeen komt met het percentage zoals hierboven is geschreven. Indien een debiteur een rekening van €80,- niet betaalt, dan mag de schuldeiser dus alsnog vragen om de incassokosten van €40,- te betalen, ook al is dit veel hoger dan 15% van het openstaande bedrag.

Wettelijke rente

De wettelijke rente is de rente die een schuldeiser volgens de wet kan eisen van de debiteur. De wettelijke rente bedraagt op het moment 2% voor niet-handelstransacties (particulieren) of 8% voor handelstransacties (bedrijven). Enkele voorbeelden: wanneer een consument een product koopt, dan is er sprake van een niet-handelstransacties. Wanneer een winkel een product bij een groothandel koopt, dan is er sprake van een handelstransactie. Het betreft dan 2 bedrijven.

Buitengerechtelijke incassotraject

Zodra je het incassotraject uit handen hebt gegeven aan een incassobureau of deurwaarder, begint het buitengerechtelijke incassotraject. Zij zullen dan voor de onderneming de openstaande schuld proberen te innen bij de debiteur. Dit zullen zij doen aan de hand van het sturen van herinneringen, aanmaningen en het opnemen van telefonisch contact met de debiteur.

Gerechtelijke procedure

Indien de debiteur na het buitengerechtelijke incassotraject nog steeds niet heeft betaald, kan een gerechtelijk incassotraject worden gestart. Hiervoor is het wel verplicht om een deurwaarder in te schakelen, omdat een incassobureau hiertoe niet de wettelijke bevoegdheid heeft. De gerechtelijke procedure zal worden gestart door middel van het uitbrengen van een dagvaarding aan de schuldenaar. Middels deze dagvaarding wordt hij/zij opgeroepen om voor de rechter te verschijnen.

Tijdens de rechtszaak zal de deurwaarder voor jou als onderneming optreden. Hij zal dan toelichten waarom de debiteur de openstaande vordering aan jou dient te betalen. De rechter zal uiteindelijk bepalen wie gelijk heeft en bepalen of de schuld moet worden afbetaald door de debiteur. Indien je met de onderneming door de rechter in het gelijk wordt gesteld, dan dient de debiteur de openstaande schuld te betalen.

Indien de debiteur na deze uitspraak van de rechter nog steeds de vordering niet betaalt, dan start de executiefase. Dit is de allerlaatste fase van de incassoprocedure. Het bedrag van de openstaande vordering zal dan op een andere manier door de deurwaarder worden geïnd. Hierbij kan men denken aan beslaglegging op het inkomen, spaargeld of de inboedel van de debiteur. De betaling van de openstaande vordering wordt dan op deze manier afgedwongen door de deurwaarder.

Leave a Reply